In een personeelshandboek kun je bedrijfsregels en algemene afspraken met je personeel vastleggen. Dan weet iedereen waar hij aan toe is en voorkom je lastige discussies. Lees hoe je zelf een goed personeelshandboek maakt.
Personeelshandboek
In de arbeidsrelatie met je werknemers zijn afspraken heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen.
Je kunt die afspraken met iedere werknemer afzonderlijk maken en vastleggen in de individuele arbeidsovereenkomst. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek.
Als de werknemer zijn handtekening onder het contract met clausule zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek. Dat scheelt veel individuele onderhandelingen en papierwerk, maar ook eventuele discussies achteraf.
Bij een latere invoering van een personeelshandboek of een herziening ervan, hebben werknemers nog wel recht op bestaande individuele afspraken. Als een werknemer hieraan vast wil houden, dan kun je daar alleen onderuit als je kunt aantonen dat er een zwaarwegend bedrijfsbelang is.
Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je werknemers:
- Houvast
Je werknemers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden. - Duidelijkheid
Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je werknemers. - Transparantie
De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je werknemers. - Zekerheid
Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd. Zeker als je werknemers ervoor getekend hebben. - Gemak
Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je dat heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere werknemer afzonderlijk te onderhandelen.
Inhoud personeelshandboek
Bij het zelf maken van een personeelshandboek moet je zorgvuldig te werk gaan. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst.
Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met CAO en de wetten en regels van het arbeidsrecht.
Onderdelen personeelshandboek
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:
- huis- en gedragsregels
- salarisafspraken
- functieomschrijvingen
- veiligheidsprocedures
- werktijden
- kledingvoorschriften
- overwerk
- woon-werkverkeer
- ongeoorloofd verzuim / te laat komen
- ziekte en arbeidsongeschiktheid
- vakantie en verlof
- feestdagen
- pensioen
- opleidingen
Verzuimprotocol invoegen
Het is slim om een verzuimprotocol op te nemen in je personeelshandboek. In dit protocol beschrijf je duidelijk de stappen die jij en je personeel nemen bij verzuim: van ziekmelding tot re-integratie. Houd je hierbij aan de regels in de Wet verbetering poortwachter.
Personeelshandboek maken, 8 tips
Heb je de onderwerpen voor het personeelshandboek op een rijtje gezet? Dan wordt het tijd om na te denken over de structuur en de vormgeving van het handboek. Onderstaande tips helpen je daarbij.
1. Zorg voor een overzichtelijke structuur
Het handboek moet een naslagwerk zijn, geen doolhof. Zorg dat de lezer snel vindt wat hij zoekt. Maak een duidelijke indeling in hoofdstukken en paragrafen, met bijbehorende inhoudsopgave.
Schrijf een inleiding waarin je het nut en de noodzaak van het handboek toelicht, eventueel met een korte uitleg van de hoofdstukopbouw. Afhankelijk van de omvang van het handboek kun je overwegen om achterin een trefwoordenregister op te nemen.
2. Kies voor de juiste uitstraling
Het is raadzaam om de stijl en de toon van het handboek in lijn te brengen met de bedrijfscultuur. Bij een formele sfeer en cultuur past een strakke en gedegen schrijfstijl, bij een informele sfeer kies je juist voor een wat lossere stijl. Maar pas op dat het niet te joviaal wordt.
3. Schrijf helder en duidelijk
Welke stijl je ook kiest, zorg ervoor dat de tekst leesbaar is. Houd de zinnen kort en krachtig, omschrijf elk onderwerp zo beknopt mogelijk. Doe dit in heldere bewoordingen, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de interpretatie van de tekst.
4. Houd de opmaak luchtig
Zorg dat het handboek uitnodigt tot lezen. Dit bereik je door ‘lucht’ in de opmaak te brengen. Gebruik geen lange lappen tekst, want die worden niet gelezen.
Werk in plaats daarvan met witregels en tussenkopjes. Je kunt de tekst eventueel afwisselen met foto’s of andere afbeeldingen. Wees daarbij wel kritisch en blijf professioneel: de afbeeldingen moeten passen bij de gekozen uitstraling.
5. Kies voor een positieve insteek
Maak van je personeelshandboek geen personeelswetboek. Natuurlijk moeten je werknemers in het handboek kunnen lezen wat zij wel en niet mogen doen, maar breng dat op een positieve manier.
6. Geef je werknemers inspraak
De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je werknemers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Dit kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek.
Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.
7. Zorg voor een goede verspreiding
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelseden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere werknemer bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was.
8. Houd het personeelshandboek up to date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid.
Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.
Voorbeeld personeel handboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik bijvoorbeeld een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek.
Online zijn er genoeg goede documenten te vinden. Download een gratis voorbeeld personeelshandboek en maak er je eigen versie van.
